27 мая успешно состоялась восьмая бизнес-конференция People Management, а ленту Facebook наполнили позитивные отзывы о ее новом онлайн-формате. Более того, это мероприятие уже положило начало цифровой революции на рынке бизнес-ивентов. Об уникальном опыте организаторов, о будущем индустрии и о новом гибридном формате событий поделилась с PROMAN основательница и идейный вдохновитель KA Group, победительница Business Speaker Awards – Алена Жупикова.
Действовать и развиваться сейчас
Мы начали подготовку к People Management еще в январе 2020, чтобы встретиться со спикерами и многочисленными участниками в конференц-зале 16 апреля. Но в планы вмешался карантин. О таком исходе в марте, когда уже была готова программа с таймингом, спикерами, привлечены партнеры, спонсоры, проданы билеты, мы не могли и предположить.
Уходя на первый карантин, мы верили, что 6-го апреля выйдем в офис и 16-го, как и планировали, проведем ивент. Однако мы быстро поняли, что оффлайн на замке, «кран» наших входящих поступлений на замке – наша «нефть» на замке. Тогда пришло осознание: карантин не вечный, и как никогда важна цена человеческих отношений, нам нужно оставаться в поле зрения наших клиентов. Мы приняли решение полностью перестроить мероприятие в онлайн-формат, и 27 мая организовать свою первую онлайн-конференцию.
За апрель мы провели 20 ZOOM-сессий со спикерами People Management, что дало возможность оставаться на слуху, «подогреть» аудиторию и предоставить бесплатно 20 эфиров с ценным контентом, поддерживающими идеями, инсайдами и пониманием того, что никто не остался один в этой ситуации.
На PM 8 перед нами не стояла цель – собрать определенное количество участников. Необходимо было выполнить обязательства перед теми, кто приобрел билеты (за 5 000 грн. – ред.). Тогда мы решили сделать подключение участников к эфиру платным. Мы вышли на рынок с предложением купить контент и присутствие на онлайн-конференции за 4 000 грн или за 5 500 грн. с последующим доступом к записям выступлений спикеров. Разница в цене обусловлена фактическим отсутствием кейтеринга и сервисного сбора площадки. 1 000 грн. – рыночная стоимость фуршета на человека в хорошем отеле. В итоге — пользователи платили непосредственно за контент.
В коммуникации потенциальные клиенты заявляли, что наше предложение выходит далеко за рамки разумного, поскольку сейчас компании оптимизируют бюджеты с целью сохранить зарплаты, а не тратить на развитие и обучение сотрудников. Так клиенты условно разделились на три лагеря: те, кто вежливо отказались от любого участия, те, кто решил дождаться оффлайн-встреч, и те, кто, как и мы, стремятся действовать и развиваться сейчас.
Кроме того, некоторые из наших корпоративных заказчиков, присутствующих на PM8, попросили специальный доступ к видеозаписям онлайн-конференции для целых локальных и региональных команд по управлению талантами. В одной компании – 170 сотрудников, в другой – 130. Мы планируем провести upsale и вместе с пост-релизом дать возможность тем, кто пропустил мероприятие, приобрести видеозапись выступлений спикеров, экспертной дискуссионной панели и блиц-опроса топ-менеджеров ведущих компаний.
По итогам, у нас насчитывалось 80 участников, привлеченных всего за полторы недели, еще 400 человек приобрели видеозаписи до даты начала мероприятия, что я считаю отличным результатом.
Как удерживать внимание зрителя у экрана 8 часов
Во все времена приоритетом была экспертность контента наших бизнес-ивентов, а в этот раз стояла задача создать еще и уровневую режиссуру и визуализацию видео контента. Главным челленджем в этой ситуации стало удержание внимания человека перед экраном с 9.30 утра до 17.30 вечера.
Безусловно, вовлеченность определяется количеством вопросов спикеру. Если есть обращения в чате, значит – выступающий интересен и его опыт, экспертиза ценны.
В рамках интерактива один кофе-брейк заменили интеллектуальной викториной с замечательными призами от наших партнеров. Признаюсь, было опасение, что люди смогут надолго отлучиться по своим делам во время таких перерывов и пропустят интересную активность. Но до чего же было наше удивление, когда мы увидели массу ответов участников в чате.
С целью сделать обеденное время полезным и не оставлять зрителей наедине по ту сторону экрана мы пригласили в студию врача-диетолога, эндокринолога Наталью Самойленко. Наталья раскрыла секреты методологии #ешьпейхудей, рассказала какую пищу употреблять, чтобы снизить уровень кортизола – гормона стресса. Судя по количеству вопросов в чате, бизнес-аудиторию особенно объединяет еда (смеется – ред.). Это стало показателем того, что участники по достоинству оценили наш вариант замены профессионального нетворкинга.
Работа спикеров перед «черным глазом» камеры
Учитывая перенасыщенность рынка онлайн-контентом, создавалось впечатление, словно мы все стали «узниками замка Zoom», поскольку несколько раз в день мы точно пользуемся этим ресурсом для видео встреч. И безусловно, разговаривать с «черным глазом» сложнее, чем с аудиторией в зале. Я компенсировала этот процесс, выступая своего рода мостом между аудиторией, которая задавала вопросы по ту сторону экрана, и нашими спикерами.
Скорее всего, выступающие понимали, что возможность стоять перед публикой и своей командой им представится нескоро. Для них, как и для нас, это трансформация в новой бизнес-реальности. И мы дали возможность каждому пережить этот ценный опыт на платформе нашей онлайн-конференции.
Еще одна важная деталь этого мероприятия – панельная дискуссия. В формате оффлайна, в ходе дискуссии на сцене несколько экспертов, которым помогает вести беседу модератор, а аудитория в зале внимательно их слушает.
Когда же идет Zoom-трансляция, то видеопоток – один, и нам необходимо показать зрителю 6 отдельных спикеров, выводя каждого со своего защищенного канала.
Мы вели трансляцию через отдельные видео-сервера, сводя все в срежиссированную картинку со всплывающей плашкой с именем приглашенного участника, должностью и компанией, которую он представляет.
Второй сложный момент возник с организацией блиц-опроса, в котором приняли участие 7 топ-менеджеров компаний из разных отраслей. Мы провели его, последовательно предоставляя каждому спикеру по 5 минут. Но так как трансляция велась в стриме, каждый должен был заранее подключиться в свой видеоканал, а мы сформировали изображение, где, с одной стороны, я задаю вопросы из студии, а с другой, спикер отвечает из дома или из офиса.
«Сила любого мероприятия в контенте и в смыслах»: техническая сторона медали
Важной составляющей оказался профессионализм подрядчиков, ведь провести мероприятие в записи – одна история, а сделать то же самое еще и с онлайн-трансляцией и ограниченным доступом для людей, купивших билеты, – совершенно другая.
«Это было так круто! Настолько передалась атмосфера и энергия спикера! Но при этом я еще совместила некоторое домашние дела и успела приготовить утку с яблоками»
Мы расписали программу конференции на 8 листах А4, а расстановка всех активностей заняла почти 200 пресетов – каждый шаг, каждое включение, каждая картинка, каждая пауза были продуманы.
Если выходит специальная заставка, на нее мы накладываем музыкальную отбивку. Во время выступления спикера мы с ним работали на две разные камеры, однако у нас был общий задний фон. Когда я, представив спикера аудитории, выходила из кадра, у спикера менялся бэкграунд на электронные софиты. Это выглядело впечатляюще!
Режиссерская составляющая проявилась и в отображении презентаций. Мы играли с ракурсами, показывая спикера то на весь экрана, то в части экрана рядом со слайдами презентации или выводили слайд крупным планом на экран, если необходимо было акцентировать внимание на информации. Эта часть работы была сложной, но в то же время невероятно интересной. А новый опыт стал ценным для каждого члена моей команды.
По окончании ивента мы получили массу позитивных отзывов от аудитории. Даже сторонники оффлайна, посещавшие только наши классические ивенты в конференц-зале, после конференции в онлайн написали нам комментарии: «Это было так круто! Настолько передалась атмосфера и энергия спикера! Но, при этом, я еще совместила некоторое домашние дела и успела приготовить утку с яблоками».
Оффлайн VS. Онлайн
Сравнивать специфику работы в онлайн-ивентах и оффлайн невозможно.
Кроме хорошего контента, тайминга и спикеров, «оффлайн» – это качественный сетап в зале:
- продуманная рассадка;
- расстановка банкетных столов с соблюдением всех стандартов, расстояний между ними;
- столы, где официанты будут наливать свежесваренный кофе;
- кейтеринг, кофе-брейки, обеды;
- пакеты участников: сумки, блокнот, ручки, бейджи;
- распечатанные программы, бейджи, брендволлы и другое.
«Онлайн» вышеуказанных моментов не включает и делится на 2 блока:
1. Координация со спикерами и контроль таймингов:
- куда и во сколько он должен приехать;
- во сколько будет «прогонка» выступления;
- графический стандарт презентации;
- время в эфире;
- время на вопросы/ответы.
2. Работа подрядчиков по обеспечению видеотрансляции в стриме и детализированный сценарный план:
- заставка – 5 сек;
- музыкальная перебивка – 5 сек;
- выпуск камеры из гримерки – 10 сек;
- музыкальная и визуальная перебивка, пока спикер идет в зону выступления, – 15 сек.
Будущее бизнес-ивентов: гибридный формат
Несмотря на то, что карантин уже приблизился к концу, запустили метро, ходит городской транспорт, согласно данным наших спикеров, 20-70% их сотрудников не готовы вернуться в офис. Это говорит о том, что команды будут работать гибридно – оффлайн и онлайн.
«Мы сейчас входим в культуру диких невысказанных знаний. То есть несколько людей собираются в малую группу, высказывают свои идеи, из них рождаются дикие знания, потом эти знания переводятся в опыт методом проб и ошибок» – говорил Кьелл Норстрем на Global Inspiring Forum’2019
Более того, международные бренды, имея доступ к подробным аналитическим исследованиям, предполагают вторую волну пандемии осенью 2020 года. KPI ставят удаленно, уже готовят свои команды к дистанционной работе и к запуску работы в формате «гибкого» офиса.
Как говорил Кьелл Нордстрем на Global Inspiring Forum в ноябре 2019 года: «Мы сейчас входим в культуру диких невысказанных знаний. То есть несколько людей собираются в малую группу, высказывают свои идеи, из них рождаются дикие знания, потом эти знания переводятся в опыт методом проб и ошибок».
Вынужденный карантин, адаптивность к нему и неизбежные изменения показали: бизнесы, которые сейчас активны – действуют методом проб и ошибок. Долгосрочная стратегия переноситься на второй план и все переходят на краткосрочное планирование. Об этом говорил экс-СЕО Porsche, BMW, Lamborghini UK Кевин Гаскелл: «Если раньше мы работали по плану 1 000 дней, то сейчас оптимально работать по плану 100 дней. Ты выполнил задачи трех месяцев, написал себе на следующие три и перешел дальше».
Я думала, что онлайн – вынужденная мера самоизоляции. Сейчас же уверена, что он будет наращиваться. Мы столкнулись с тем, что компании урезали или заморозили бюджеты на зарубежные командировки и обучение. Если топ-менеджеры центральных офисов могут позволить себе приехать на оффлайн-ивент, то сотрудники региональных – вынуждены нести дополнительные затраты, помимо участия в самом мероприятии. И мы понимаем, что рынок оффлайн-ивентов просядет.
Поэтому мы уже можем говорить, что осенью будем предлагать некий гибридный, комби-формат для наших клиентов, когда центральный офис будет посещать мероприятия в оффлайне, а региональные представительства могут присутствовать через онлайн-стрим.
Я уверена, что корпоративные клиенты, которые проводят внутренние мероприятия, включая юбилеи, презентации нового продукта или стратегии развития компании, также перейдут в онлайн. К примеру, компания Luxoft. Раньше они запрашивали у нас зарубежного спикера раз в год. Мы организовывали его визит в Киев, сюда же прилетали и директора компании из других стран. Сейчас компания разрабатывают новую онлайн-программу для обучения топ-менеджеров.
Второй важный момент, почему мы переходим в онлайн, – это финансовый аспект. Я предполагаю, что стрим станет некой вспомогательной платформой оффлайн-мероприятий. В то же время, гибридный формат может стать доступнее для большого количества участников.
Читайте по теме: ИГОРЬ СМЕЛЯНСКИЙ РАССКАЗАЛ ОБ ИННОВАЦИОННЫХ ПЛАНАХ «УКРПОШТЫ»
Рентабельность
С точки зрения рентабельности, на примере проведенного ивента, даже при участии 80 человек, компания получила достаточно средств для оплаты труда технических подрядчиков и организаторов. При наличии большего времени и определенного бюджета на маркетинг мы могли бы повысили количество участников. Преимущество ZООМ в том, что нет лимита подключения к эфиру.
Я сейчас занимаюсь расчетом бюджета на Global Inspiring Forum в 2020 году, чтобы дать возможность людям по ту сторону экрана смотреть эфир за другие деньги. Для математики оффлайн-ивента еще остаются неизвестными будущие нормы социальной дистанции. Я взяла за основу зал на 700 участников. Если МОЗ введет требования оставлять расстояние между стульями – 50 см, то мне придется сократить количество участников до 350. Соответственно, стоимость билета вырастет в два раза, потому что бюджет только гонорарного фонда спикеров Global Inspiring Forum’2020 составит 120 000 евро.
Репутация надежного онлайн-провайдера
7 лет назад я проводила первое мероприятие на 70 человек с тремя британскими спикерами в отеле «Опера». Три зала под воркшопы, три потока синхронного перевода. После этого мы начали зарабатывать репутацию бренда и свою компетентность на рынке.
Поэтому, когда я ехала на монтаж программы People Management 8, то осознавала, что никто раньше такого не делал и это революция в мире ивент-бизнеса по многим параметрам: от стоимости до организации. Теперь мы начнем завоевывать статус надежного онлайн-провайдера. Мы фактически стали бенчмарком для многих организаторов и клиентов, кто сейчас думает о переводе своих мероприятий из оффлайна в онлайн. Мы всегда движемся вперед и не остановимся ни при каких обстоятельствах. Мы в любом случае придумаем что-то новое и ценное для наших клиентов. Keep ahead!
