Электронный документооборот – дело очень важное, которое может облегчить жизнь и многие процессы в компании. Как внедрение электронного документооборота отразится на основых функциях компании и как регулируется на законодательном уровне, обсудили эксперты “Deloitte” во главе с модератором и финансистом Иваном Компаном. PROMAN публикует главное.
По словам партнера “Deloitte” Владимира Юмашева, важно чтобы во внедрении ЭДО были заинтересованные стороны. “С одним из клиентов, с которым мы работаем, была заинтересованность со стороны СЕО. По его словам, он уже устал подписывать документы, а также от непонятных жалоб бухгалтера относительно качества документов”, – рассказывает он. Юмашев добавляет, что СЕО захотел, чтобы все эти процессы были в электронном виде и ему это удалось, при том, что таких изменений не сильно хотели юристы и специалисты по кибербезопасности.
Как отмечает директор налогово-юридического департамента “Deloitte” Дмитрий Паленко, все начинается с вопроса является ли ЭДО законным. Юристы делятся на два лагера. Первый, более консервативный, сомневается и считает это рискованным, второй – лагерь тех, кто фактически является идеологом продвижения ЭДО для бизнеса. Сегодня говорят об ЭДО не как об интеллектуально составляющей юридических процессов, а скорее как об инфраструктуре, инструменте, решающем логистические вопросы.
“По нашему мнению, государство должно более системно подойти к цифровизации экономики и создать более уверенную базу для перехода бизнеса на ЭДО. Должна состоятся оптимизация B2B и B2G процессов. Это касается интероперабельности, расширения функционала существующих приложений и решений, возможность более быстро и дистанционно получать электронную цифровую подпись. Также серой зоной является обмен юридически значимыми документами с зарубежными компаниями, для чего Украина должна подписывать международные договора относительно признания схем электронной идентификации”, – отмечает юрист.
Он также добавляет, что для тотальной легализации цифровых процессов также должна состоятся цифровизация трудового права, а именно отмена обязательного дублирования на бумаге документов постоянного и временного хранения.
Юрист отмечает, что ЭДО является законным и есть множество доказательств этого.
Основные вопросы для юриста
По словам старшего консультанта юридической группы Романа Макарчука, юристы чаще всего спрашивают о таких вещах, как например: как понять, какие документы могут быть переведены в электронную форму.
“Мы с коллегами делим документы на группы: кадровые, контракты, первичные документы и применяем аналитический подход в зависимости от того, какие именно документы составляются в деятельности компании, как они конкретно связаны с деятельностью компании, с какими контрагентами осуществляется сотрудничество и на каких платформах и т.д. В каждом конкретном случае этот список будет отличаться. Но, как правило, обьем этих документов большой, так как значительное их количество уже можно перевести в электронный вид”, – говорит он.
Еще один вопрос звучит так: как передавать электронные документы в случае налоговой проверки?
По словам Макачука, в первую очередь важным является настройка диалога с налоговыми инспекторами. Собственно передача документов не означает, что вы их должны передать. Налоговый инспектор должен ознакомиться с ними. “Документы выгружаются в определенный Data Room, где инспекторы могут ознакомиться с ними. В отдельных случаях печатаются важные документы, которых требуют налоговики”, – поясняет он.
Иногда они требуют распечатать все документы, и тут также важна коммуникация. Во-первых, это подписание некоторых актов передачи документов для ознакомления. Во-вторых, это разговор с налоговиками о том, какие именно документы они имеют право требовать.
Он также отмечает, что электронный документ не считается зконченным, пока на него не поставили электронную подпись.
Основные вопросы для бухгалтера
По словам менеджера налогово-юридического департамента компании Валентины Березкиной, главные бухгалтера и финансовые менеджеры принимают решения о переходе на ЭДО. “Все бухгалетра знают, что любые хозяйственные операции должны отображаться в учетных регистрах в том отчетном периоде, когда они были осуществлены. При этом, в законе о бухгалтерском учете есть обязательный реквизит – подпись”, – говорит она.
По ее словам, месяц назад налоговая опубликовала индивидуальную налоговую консультацию, в которой уточнила, что налоговая накладная на услуги должна быть выписана по дате документа. “И для меня, как для бухгалтера, это очень приятная новость, мне становится легче признавать доходы и траты тогда, когда они действительно были переданы. Но отмечу, что это индивидуальная налоговая консультация, и она не может быть применена ко всем”, – говорит она.
Еще один вопрос – как договорится с контрагентом о переходе на ЭДО. Березкина рекомендует определить круг агентов, которые не готовы к переходу на ЭДО, унифицировать документы, выстроить правильную коммуникацию и подключить техническую службу поддержки.
Можно ли интегрировать учетную систему и платформу ЭДО?
“Интегрировать – значит, что я открываю свою учетную систему, нажимаю кнопку “загрузить” первичные документы и загружаю их себе в учетную систему. И функция бухгалтеров переходит в контролирующую функцию”, – говорит Березкина.
Как хранить документы?
На вопрос о том, где хранить документы, она говорит, что документы можно хранить в электронному виде.
По словам специалиста по диджитализации Кирилла Лобача, существуют несколько способов хранения документов. В частности, он отмечает, что необходимо выбрать место хранения на защищенном сервере или использовать собственные облачные сервисы мировых компаний. Однако наиболее безопасным способом эксперт считает хранение документов на внутреннем сервере компании.
Специалисты компании “Deloitte” также выделили наиболее важные составляющие для массового рапространения работы ЭДО в Украине.
Напомним, ранее аудитор, управляющий партнер «Бентамс аудит» Светлана Слугина в колонке для PROMAN рассказала о новой процедуре финансового мониторинга переводов денег
