Совещания – всегда один из самых болезненных вопросов в управлении фирмой или предприятием. И один из самых непростых – в том смысле, что однозначного ответа на вопрос, насколько они нужны и эффективны, – нет. Так, классик теории менеджмента Питер Друкер писал: «В идеале организация должна функционировать без совещаний». Но тут же добавлял: «Это не более вероятно, чем изобретение вечного двигателя». В то же время многие бизнесмены-практики, в том числе такие культовые для современного бизнеса фигуры, как основатель Intel Эндрю Гроув в своей книге «Высокоэффективный менеджмент», указывали, что совещания нужны и полезны – просто их надо проводить правильно. Вот три признака, по которым можно определить, что на совещании что-то не так.

1.Вынесение на совещание вопросов, в которых большинство участников некомпетентны

Гениальную сатиру по этому поводу написал нещадный противник бюрократии Сирил Норткот Паркинсон. Он описал заседание вымышленной «финансовой комиссии» с большим количеством пунктов. Обсуждение сметы на строительство реактора стоимостью 10 млн фунтов стерлингов, пишет Паркинсон, занимает на таком совещании 2,5 минуты, поскольку из 11 членов комиссии лишь мистер Брук разбирается в реакторах. Но мистер Брук, который сомневается, нужна ли столь большая сумма, понимает, что для того, чтобы высказать свои соображения, ему сначала надо объяснить присутствующим, что такое реактор и как он работает, пишет kfund-media.com.

Соглашаться с председателем — безопасно, но неэффективно.

А это значит – ткнуть их носом в их некомпетентность и нажить себе врагов. Поэтому мистер Брук промолчит и вместе со всеми проголосует так, как это предложит председатель.

Зато обсуждение пункта о выделении 35 шиллингов в месяц на кофе для собраний объединенного благотворительного комитета, язвит Паркинсон, займет час с четвертью. После чего собравшиеся потребуют от председателя собрать новые данные и перенести решение вопроса. А всё потому, что все разбираются в сортах кофе и могут компетентно спорить о том, где выгоднее его купить.

2. Солирование участников совещания

Психологи, изучающие вербальное общение, давно выяснили: даже там, где у такого общения должны быть чисто информационные задачи, оно выполняет и другие функции.

Обращенная к окружающим речь делится на два этапа. Первый – сообщение действительно полезной информации. Второй – повторение той же информации в измененном виде, выделение из нее якобы наиболее важных пунктов, формулирование выводов из сказанного и так далее. Второй этап не несет никакой информационной нагрузки и нужен оратору лишь для того, чтобы завладеть вниманием и временем слушателей и тем самым подчеркнуть своё доминирование над ними.

Причем сам оратор этого не осознает. Ничего личного – чистая биология

Совещания, где выступления заканчиваются на первом этапе, проходит быстро и полезны для дела. Однако, как легко заметить, бОльшая часть времени на совещаниях тратится на второй этап.      

3. Слишком много совещаний со слишком большим количеством участников

Питер Друкер в своей книге «Менеджмент: задачи, обязанности, практика» писал: «Динамика человеческого поведения на совещаниях настолько сложна, что добиться чего-либо с помощью таких собраний практически невозможно». Но понимая, что в реальности без совещаний не обойтись, предлагал хотя бы ограничить их общую длительность четвертью рабочего времени менеджера. Мол, если их доля больше, значит, работа в организации построена неэффективно.

Ведь после принятия решений менеджерам необходимо следить за их выполнением. А из-за чрезмерно долгих собраний на это не хватает времени, и многие решения повиснут в пустоте.

Слишком же большое количество совещаний, по Друкеру, сигнализирует о том, что обязанности менеджеров объяснены им нечетко, плохо структурированы, а анализ эффективности внутренних связей в  организации не проводился.

КАК ПОСТУПИТЬ

Компромиссное «золотое правило» здесь может выглядеть так: совещание нужно проводить только в том случае, если производственную проблему нельзя решить другим способом.

Кроме того, для того, чтобы совещание проходило эффективно, количество его участников должно быть ограничено числом людей, способных компетентно (компетентно – ключевое слово) участвовать в обсуждении.

Если же руководителю предприятия нужно лишь узнать положение  дел в подразделениях и довести до их руководителей свои указания (формат традиционной «планерки»), для этого намного рациональнее не собирать их вместе, а провести общение в формате «один на один».